PENGAMBILAN KEPUTUSAN

•    Pengertian Pengambilan Keputusan
Pada hakekatnya pengambilan keputusan adalah suatu pendekatan yang sistematis terhadap sesuatu masalah yang dihadapi. Pendekatan yang sistematis itu menyangkut pengetahuan tentang hakekat daripada masalah yang dihadapi, pengumpulan fakta dan data yang relevan dengan masalah yang dihadapi, analisa masalah dengan mempergunakan fakta dan data, mencari alternative pemecahan, menganalisa setiap alternative yang paling rasional dan penilaian daripada hasil yang dicapai sebagai akibat daripada keputusan yang diambil.

Pengertian tersebut menunjukan adanya beberapa hal, yaitu :

a. Dalam proses pengambilan keputusan tidak ada hal yang terjadi secara kebetulan.

b. Pengambilan keputusan tidak dapat dilakukan secara asal jadi karena cara pendekatan kepada pengambilan keputusan harus disasarkan kepada sistematika tertentu, yaitu :

• Kemampuan organisasi (tersedianya sumber – sumber material yang dapat dipergunakan).
• Tersedianya tenaga kerja serta kwalifikasi untuk melaksanakan keputusan.
• Filsafat dianut oleh organisasi.
• Situasi lingkungan intern/ekstern yang menurut perhitungan akan mempengaruhi roda administrasi dan management dalam organisasi.

c. Bahwa sebelum sesuatu masalah dapat dipecahkan dengan baik, hakekat daripada masalah itu harus terlebih dahulu diketahui dengan jelas. Perlu diperhatikan bahwa pada hakekatnya pengambilan keputusan adalah pemecahan dengan cara yang sebaik – baiknya.

d. Pemecahan masalah tidak dapat dilakukan dengan hanya mencari “ilham” atau dengan instuisi. Akan tetapi juga perlu didasarkan kepada fakta yang terkumpul dengan sistematis terolah dengan baik dan tersimpan secara terartur sehingga data itu sungguh – sungguh dapat dipercaya dan masih up to date.
e. Keputusan yang diambil adalah keputusan yang dipilih dari berbagai alternative yang telah dianalisa secara matang.

Keputusan yang diambil tidak berdasarkan 5 hal tersebut diatas akan dihadapkan kepada berbagai masalah seperti :

1. Tidak tepatnya keputusan karena kesimpulan yang diperoleh dari data yang tidak up to date dan tidak dapat dipercaya.
2. Tidak terlaksananya keputusan karena tidak sesuai dengan kemampuan organisasi dan untuk melaksanakanya, baik ditinjau dari segi manusia, uang dan material.
3. Ketidak mampuan para pelaksana untuk melaksanakanya karena tidak terlihat didalam keputusan yang diambil sesuatu hal yang menunjukan adanya sinkronisaasi antara kepentingan pribadi dan kepentingan organisasi.
4. Timbulnya penolakan terhadap keputusan karena faktor lingkungan belum dipersiapkan untuk menerima akibat keputusan yang diambil. 

•    Kekuatan – Kekuatan yang Mempengaruhi Pengambilan Keputusan
Administrasi dan management tidak pernah bergerak dalam suasana kekosongan (vacuum). Artinya selalu ada kekuatan yang mempenagruhi sesuatu keputusan yang diambil, yaitu :
1.    Dinamika individu di dalam organisasi
2.    Dinamika kelompok orang-orang di dalam organisasi, dan
3.    Dinamika lingkungan organisasi

Istilah “dinamika” dipergunakan disini untuk menunjukan bahwa didunia ini segala sesuatu selalu mengalami perubahan.
1.    Dinamika Individu
Jelaslah kiranya bahwa seorang pemimpin dapat meramalkan reaksi, sikap dan tindak-tanduk para bawahannya dalam rangka pelaksanaan darpada suatu keputusan yang diambilnya, ia perlu mengetahui bagaimana pandangan para bawahanya itu terhadap diri mereka sendiri. Misalnya: jika tujuan suatu organisasi bertentangan dengan tujuan individu di dalam suatu organisasi kemungkinan besar kita akan menemukan disharmoni didalam organisasi tersebut, karena individu-individu tadi akan mendahulukan kepentingan pribadinya serta mengorbankan kepentingan organisasi, hal ini harus dicegah. Pencegahan yang terbaik adalah dengan mensinkronkan tujuan dan kepentingan individu di dalam organisasi.

2.    Dinamika Kelompok
Kelompok yang “baik” di dalam suatu organisasi adalah kelompok yang telah dewasa atau terus berusaha supaya menjadi dewasa. Yang dimaksudkan dengan kedewasaan kelompok disini ialah :

1. Kemampuan membina kerjasama yang intim dan harmonis dalam pelaksanaan tugas yang menjadi tanggung jawab masing – massing.
2. Kesediaan untuk membawahkan (subordinating) kepentingan pribadi dan kelompok kepada kepentingan yang lebih luas, yaitu kepentingan organisasi.
3. Kesediaan untuk menyerahkan sebaagian daripada hak - haknya kepada organisasi yang dibarengi oleh kesediaan untuk menerima kewajiban yang lebih besar.
4. Kemampuan untuk memikirkan cara baru, prosedur baru dan system baru demi peningkatan kemampuan kerja yang lebih besar. jika dalam suatu kelompok kerja sering terdengar sebutan “kami telah selalu bekerja dengan cara yang demikian ini”, hal ini merupakan suatu indikasi bahwa tingkat kedewasaan kelompok itu masih rendah.
5. Kemampuan untuk menerima dan mengintroduir perubahan. Perubahan dapat dipandang sebagai suatu tanda bahwa organisasi itu hidup.

Dalam hubungannya dengan pengambilan keputusan, adalah tanggung jawab seorang pemimpin untuk mengambil keputusan demikian rupa sehingga mempercepat proses pendewasaan kelompok kerja di dalam organisasi. Dalam hubungan ini pula perlu diperhatikan bahwa setiap orang mempunyai kepribadian rangkap. Kepribadian pertama adalah kepribadian “asli” sebagai individu dan kepribadian kedua adalah kepribadiannya selaku anggota suatu kelompok dalam suatu organisasi. Adalah suatu hal yang sangat ideal apabila seorang pemimpin dapat mengambil keputusan yang mendorong kearah penytuan kepribadian rangkap itu. Jika hal itu berhasil dilaksanakan bahwa peramalan tentang reaksi, sikap, dan tindak-tanduknya dalam menerima dan melaksanakan sesuatu keputusan akan menjadi lebih mudah. Dan semakin tepat peramalan itu dapat diadakan, semakin mudah pula untuk mengerakkan para bawahanya itu menurut pola yang dikehendaki.

3.    Dinamika Lingkungan
Semua kondisi dan pengaruh yang mengelilingi dan mempengaruhi sesuatu keputusan termasuk ke dalam katagori “lingkungan”. Setiap keputusan mempunyai lingkungan sendiri yang bersifat khas.
Dalam arti yang sesungguhnya semua keputusan harus taat kepada tekanan – tekanan yang bersumber dari lingkungan. Tentunya merupakan suatu harapan pula supaya keputusan yang diambil merubah lingkungan itu sebagai suatu kekuatan yang seirama dengan apa yang dikatakan diatas bahwa setiap organisasi bergerak tidak dalam suasana kekosongan.

Pengambilan keputusan harus didasarkan kepada suatu skala prioritas yang rapih dan berencana oleh karena pada tingkat dan ruang lingkup masing-masing, keputusan-keputusan yang diambil berbeda dalam penting/tidaknya. Suatu keputusan tidak berdiri sendiri. Suatu keputusan penting, misalnya, merupakan suatu sumber  yang menimbulkan reaksi berantai oleh karena keputusan yang demikian akan diikuti oleh keputusan-keputusan lain yang kurang penting dan dibuat pada tingkatan yang lebih rendah.

Dengan perkataan lain dapat dikatakan bahwa suatu keputusan hanya merupakan suatu titik dalam mata rantai waktu. Sekali suatu keputusan diambil, segera timbul persoalan di dalam lingkungan keputusan tersebut. Akibatnya ialah timbulnya masalah untuk dipecahkan. Pemecahan suatu masalah otomatis akan mengakibatkan timbulnya masalah baru yang untuk pemecahannya suatu keputusan harus diambil pula. Hadirnya selalu kekuatan – kekuatan pengubah dalam lingkungan memaksakan adanya usaha yang terus – menerus untuk memperbaharui keputusan dan tindakan. Kondisi baru, pengalaman baru, dan informasi baru menurut perubahan dan tujuan kebijaksanaan, program, dan prosedur kerja.

•    Keterampilan Pribadi Dalam Pengambilan Keputusan
Meskipun dalam setiap organisasi pimpinan yang bertanggung jawab atas pengambilan keputusan terakhir untuk dilaksanakan para pejabat dan pegawai pada tingkatan yang lebih rendah, tidaklah berarti bahwa di dalam melaksanakan tugas mengambil keputusan itu sang kepala bekerja sendirian tanpa bantuan orang lain. Malahan hal yang sebaliknya yang harus berlaku yaitu bahwa di dalam proses pengambilan keputusan seorang kepala harus mengikut sertakan sebanyak mungkin bawahannya. Peranan bawahan itu ialah :
a.    Sebagai Sumber Informasi dan Data
Karena sebagaimana dikatakan dimuka bahwa sesuatu keputusan dapat dikatakan baik apabila keputusan itu didasarkan kepada fakta-fakta dan data yang sangat erat kaitanya dengan suatu masalah yang dihadapi.
b.    Sebagai Persiapan Pelaksanaan
Kiranya adalah suatu faktor psikologis yang penting pula untuk melibatkan para pimpinan tingkat bawahan dalam proses pengambilan keputusan, maka mereka itu akan merasa bahwa keputusan yang diambil oleh pimpinan lebih tinggi didalam organisasi adalah keputusan mereka juga karena mereka telah turut merumuskanya.
c.    Sebagai “Kritikus”
Disadari atau tidak, salah satu sifat yang baik yang perlu dimiliki oleh seorang pemimpin adalah sifat keterbukaan terhadap kritik, baik kritik yang datang dari dalam organisasi (bawahan) maupun yang datang dari luar organisasi (langganan). Kerena itu peranan bawahan sebagai kritikus (tentunya yang bersifat membangun) sangatlah penting karena biasanya sukar bagi orang untuk mengkritik dirinya sendiri, keterbukaan menerima kritik akan mengakibatkan beberapa hal yang positif seperti :

1. Semakin tajamnya analisa seseorang terhadap fakta – fakta dan data yang dihadapinya.
2. Pengetahuan seseorang tentang bidang-bidang mana yang menjadi kelemahannya yang kemudian mengakibatkan kemampuan mengatasi kelemahan tersebut.

•    Media Pengambilan Keputusan
Penyelidikan telah sering membuktikan bahwa sangat banyak orang yang tidak mengetahui cara penggunaan rapat sebagai alat pengambilan keputusan. Di Amerika Serikat misalnya, pernah diselidiki cara mengadakan rapat pada 100 perusahaan selama 18 bulan. Hasilnya menunjukan hanya 1/10 dari 300.000 rapat yang dapat dikatakan efisien.
Dihubungkan dengan nilai uang, penyelidik tersebut memperkirakan bahwa waktu yang hilang dalam rapat tersebut berharga 250 juta dollar pertahun.
Ada 2 (dua) alasan utama yang dikemukakan yang menyebabkan gagalnya suatu rapat.

1. Karena persiapan yang kurang
2. Banyak waktu yang terbuaang (banyak hal yang sebetulnya tidak perlu dibicarakan/terlalu banyak yang dibicarakan/penggunaaan waktu yang kurang efektif).

Seorang pemimpin rapat yang “baik” adalah seorang yang memiliki sifat dan keterampilan berikut ini:Dia harus seorang yang aktif, mampu memberikan bimbingan dan tegas.

1. Dia harus diterima oleh para peserta sebagai pemimpin.
2. Dia adalah seorang yang jika menjadi anggota bukan pemimpin rapat, berbicara dengan jelas dan to the point.
3. Dia harus seorang yang mempunyai integritas.
4. Mempunyai keterampilan yang tinggi serta sistematis dalam memecahkan masalah dan dalam memimpin rapat/diskusi.

Sumber :  Drs. I Machmud, M.Si. 2009. Pengantar Ilmu Administrasi. Cirebon: Swagati Press.